Neste artigo falaremos um pouco sobre como administrar uma escola de dança, pois é um assunto que gera muitas dúvidas. Por isso, a seguir terão algumas dicas sobre como ter sucesso nisso.
A primeira delas é que se você quer abrir e ter uma escola de sucesso, você, artista, não deve ficar atrás do balcão cuidando da administração, porque nós enfiamos os pés pelas mãos e se chega uma aluna que fala que quer muito fazer dança, que é muito apaixonada, mas não tem condições financeiras para isso, nós damos a bolsa e imagina se dermos bolsa para todo mundo? A escola virará uma instituição de caridade e o negócio irá afundar. Sendo assim, é sempre melhor que você tenha uma pessoa que cuide da parte administrativa e que não esteja envolvida com a parte artística. Fazer isso é muito mais saudável, mesmo que nós queiramos que todo mundo viva o mundo maravilhoso da dança, precisamos ter a clareza de que nem sempre é possível.
Administração se resume em uma palavra: organização, este é o ponto crucial. Além da organização financeira, sobre tabelar valores, analisar se é possível comprar determinado produto naquele momento ou não, também é necessário ter a organização do espaço físico no sentido de não ter nada em cima da mesa, colocar cada coisa em seu devido lugar para que quem chegue não veja uma bagunça e tenha a sensação de que a escola é uma zona.
Agora, falando sobre o controle de pagamento é interessante fazer um fichário, colocar o nome do aluno, os dados pessoais, qual curso ele faz, quantos e quais os dias da semana, horário, colocar qual é o plano que ele fez (mensal ou trimestral), enfim todos os dados. Quem receber, assina, coloca a forma de pagamento e depois disso, ao lançar no sistema, assina novamente, é legal fazer essa dupla conferência para o caso de encontrar falhas, dá tempo de corrigir, entrar em contato com o aluno, etc. Quando a escola tem lojinha também é bacana colocar o valor na ficha de pagamento para ele acertar junto com a mensalidade, no caso dele precisar de algo e não ter o dinheiro para pagar na hora e isso acaba aumentando as vendas da lojinha.
Quanto à mensalidade, é interessante colocar a data de pagamento no início do mês, antes de fazer as aulas, para evitar calotes, o que costuma acontecer muito em escolas de dança. Sendo assim, se virou o mês e ele não pagou, você pode dar alguns dias de carência para ele continuar frequentando as aulas, mas sabendo que ele estava devendo e se não pagar, esse acesso às aulas é bloqueado. Também pode oferecer descontos para quem paga no dia certo, pois isso incentiva a não atrasar o pagamento. Isso é importante, pois escola de dança precisa desse pagamento no dia certo para poder pagar os professores, pois eles precisam muito, por exemplo. Essa questão da mensalidade é um assunto importantíssimo, pois envolve toda a cadeia administrativa do negócio, não é para deixar a dona da escola rica.
A forma de pagamento diversificada também é bacana, porque muitas pessoas deixam de se matricular não pelo preço, e sim pela falta de formas de pagamento diferentes. O cartão de crédito é essencial, pois a maioria trabalha com ele, quase não vemos mais quem utilize cheque. Então, é necessário pensar sobre isso e não se esqueça da taxa que a maquininha cobra, leve isso em conta no momento de decidir o valor da mensalidade.
Bom, agora falando um pouco sobre o controle da lista de presença do aluno que é importantíssimo, pois no fim do ano, no momento que for imprimir o certificado dele, é possível colocar a carga horária de aulas que ele fez. Dessa forma, a lista de presença é um documento que o professor deve estar atento, sempre preenchendo e assinando. Além da questão do certificado, também é bom porque se o aluno falta uma aula ok, mas se continua faltando muitas aulas seguidas, a escola entra em contato para saber o que está acontecendo para dar tempo de resgatá-lo caso ele tenha desanimado, esteja querendo desistir, ou se estava tendo problemas na turma, enfim, é importante para essa comunicação acontecer e os problemas serem resolvidos.
Na mesma lista de presença também é possível controlar faltas de professores, se algum substituto deu aula, pois assim é possível fechar o pagamento de cada um. Geralmente o sistema que funciona nas escolas é o de hora/aula. Tudo isso interfere na tabela de preços, por isso a organização é fundamental.
A escola pode ter os planos, mensal, trimestral, semestral e além disso, os combos, por exemplo, plano familiar, no qual o filho faz aulas de dança e a mãe faz Pilates e nesse caso, pode se pensar em um desconto para atrair o cliente. Pense sempre em tentar fazer com que as pessoas adquiram o plano semestral, pois é muito mais difícil delas desistirem no meio do caminho, pois o plano já está ali, ao contrário do mensal, em que geralmente é mais fácil delas abandonarem o curso após dois meses, etc. Para isso, você oferece descontos no plano semestral em comparação ao mensal, porém, para dar certo, precisa deixar bem claro em uma cláusula do contrato sobre o cancelamento da matrícula, se a escola devolverá o dinheiro, mas o aluno perderá os descontos dos meses que já foram pagos, ou se irá proceder de outra maneira, enfim. Tudo isso deve ser bem organizado e explicado para não gerar nenhuma confusão.
Quanto à tabela de horário é importante ter organização a ponto da pessoa bater o olho e entender quais são os dias e os horários da aula dela. Utilize cores na tabela, pois facilita muito na visualização e compreensão. Também é importante a diversidade de horários, pois geralmente as pessoas procuram mais o horário da noite, mas para estimular que as pessoas façam aulas em horários menos procurados, como de manhã, por exemplo, você pode oferecer descontos, para dessa forma, otimizar os horários com o espaço que você tem, tendo a possibilidade de abrir mais turmas.
Para abrir uma turma nova, você precisa fazer os cálculos para saber qual o número mínimo possível de alunos que precisa ter para conseguir arcar com os curtos dessa turma. Então quando alguém procurar por um curso que ainda não tem disponível na escola, anote os dados da pessoa, o curso que ela tem interesse, o horário de preferência e a data em que ela procurou pelo curso. Se, por exemplo, o número mínimo de alunos que você precisa para abrir a turma é 4 e já foram 3 procurar pelo mesmo curso no mesmo horário, etc, é necessário divulgar para conseguir a quarta. Depois disso, você entra em contato com elas para agendar a aula experimental e assim, aos poucos, a turma vai se enchendo.
Na escola, pode acontecer da turma ir perdendo alunos e para não precisar fechar é necessário investir na divulgação dessa turma, porém, precisa ter um tempo máximo para tentar reergue-la, o interessante é deixar dois meses com você sustentando financeiramente, ou seja, tirando dinheiro do próprio bolso e se nesse período não conseguir mais alunos, o indicado é fechar, infelizmente, pois se não os custos não serão cobertos, você precisará tirar de outras turmas, pois chegará um momento em que não terá mais condições de bancar e a escola vai afundar.
Nos casos em que é necessário fechar a turma, você pode apresentar uma outra opção de horário para o aluno, outros cursos, se for viável e ele aceitar, ok, se não, você devolve o dinheiro caso ele tenha feito algum plano e pronto, pois é um direito dele.
Outro ponto importante é sobre ter contato de professores substitutos, pois assim evita de ter que cancelar a aula e marcar reposição, pois isso é muito ruim para o aluno. Por isso, professores também não devem avisar sobre a falta em cima da hora, pois atrapalha tudo e chega até a desmotivar o aluno fazendo-o até cancelar a matrícula em alguns casos.
Na escola também é interessante ter um mural de avisos com as coisas de fundamental importância, então quando o pai entrar e ver já vai saber e além disso, as mensagens no WhatsApp que tornaram a comunicação muito mais eficiente.
Uma última ideia que você também pode acrescentar na sua escola é o kit matrícula, quando o aluno for realiza-la ele já ganha um collant, meia-calça, sapatilha e uma garrafinha, por exemplo, pois assim, ao pagar pela matrícula, não envolve só a questão do comprometimento que ele está demonstrando, mas também está levando algo para ele. Isso é visto como um ponto positivo pelos alunos e pelos pais e também ajuda a escola, no fluxo da lojinha e sobre a questão de uniforme, em que todos os alunos têm o mesmo.
Portanto, essas foram as dicas sobre como administrar uma escola de dança para que você tenha sucesso. Não é uma verdade absoluta, com outras pessoas pode funcionar de outra forma, mas este artigo foi escrito com o intuito de apresentar uma maneira que deu certo também, para que você tenha pelo menos uma ideia do que pode ser feito!
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